VAKIF ÜNİVERSİTELERİ İHALE OTOMASYONU

İhale otomasyonu, ihtiyacın belirlenmesinden sözleşmenin imza edilmesi aşamasına kadar olan ihale sürecini kapsamaktadır. İlan, tahmini bedel çalışması, ihale dokümanının hazırlanması, ihale komisyon çalışmaları ve sözleşme süreçlerinde yapılacak işlemler, kısa sürede ve doğru bir şekilde sistem tarafından hazırlanmaktadır.

Otomasyonda, ihale sürecinin tüm aşamaları yer almaktadır:

Talep

Teknik Şartname

İhtiyaç listesi

Tahmini Bedel Çalışması

Bütçe-Ödenek

İhale Dokümanları (idari şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar vb.)

Onay

Mevzuat Kontrol İşlemleri

İlan

İhale Dokümanının Satışı/İhale Tekliflerinin Alınması

Uygunluk Kontrolü

Belge İnceleme

Tutanak ve Belgelerin Düzenlenmesi

Fiyatların Girişi/Kontrolü

Komisyon Kararı

Yasaklılık Sorgulama İşlemleri

Kesinleşen/İptal Edilen Komisyon Kararı

Sözleşmeye Davet ve Sözleşme

Mal/İş Kartı (taşınır, hizmet, yapım işi)

Firma Yönetimi

Bütün ihale usullerini kapsar (açık, belli istekliler ve pazarlık usulü).

Mal, hizmet ve yapım ihalelerini kapsar.

Tahmini bedele, ihale usulü ve alım türüne göre ilan, ihale dokümanları ve yeterlik belgelerini hazırlar.

İlan yayımlanmadan önce mevzuat ve veri kontrollerini yapar.

İhale dokümanları ve ihale süreçlerindeki dokümanların elektronik arşivini tutar.

İhale, ihale süreci, görevliler, tutanaklar ve sonuçlarla ilgili rapor ve istatistikler üretir.

Belgeleri, kontrol işlemlerini, tutanakları ve ara kararları üretir.

Komisyon çalışmaları, en avantajlı teklif, aşırı düşük tekliflerin değerlendirmesi, komisyon karar tutanakları, ihale komisyon kararı vb. çalışmaları yürütür; ilgili raporları üretir.

İhaleye katılan firmaları, firmaların tekliflerini, şikayetlerini ve ihale süreci içerisinde gerekli diğer bilgileri içeren rapor ve istatistikler üretir.

İhale konusu alım (mal ve hizmet alımı ile yapım işi), miktar, yaklaşık maliyet, teklif fiyat, ihale edilen fiyat ve yüklenicileriyle ilgili rapor ve istatistikler üretir.

Kişi ve birim üzerindeki işlerle ilgili mevcut ihale ve süreç bilgileri ile rapor ve istatistikler üretir.

Süre, limit, tutar ve tarihle ilgili uyarıları yapar.

Modül, Vakıf Üniversiteleri İhale Yönetmeliği’nin amacı ve niteliğine uygun hazırlanmıştır. Hazırlık aşamasında ayrıca, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu da dikkate alınmıştır. Uzman kadromuz mevzuat değişikliklerini ve yargı kararlarını takip ve analiz etmekte; mevzuat değişikliği olduğunda sistem güncellenmektedir.

İdarenin kurumsal gereksinimleri ve iş yapma yöntemleri, ilave iş süreçleri, ilave dokümantasyon, onay ve kabul süreçleri de Modül’e yansıtılabilmekte ve bu şekilde yönetilebilmektedir.

Modül kullanıcılarına, kamu ihale mevzuatı, yargı kararları, teminde yaşanan sıkıntılara ilişkin konularda mevzuat desteği sağlanmaktadır. Mevzuattaki değişikliklere ilişkin etki analizi çalışmaları da yapılmaktadır.

Doğrudan temin alımları, alım türü, firma, alım konusu iş/mal ile ilgili birim ve tarih gibi değişkenlere göre farklı raporlar üretilmektedir. Kısa sürede hazırlanacak raporlarla TBMM meclis soru önergelerine cevap verilebilmektedir. Ayrıca, ihale, birim ve kişi bazında anlık durum raporları alınabilmektedir.